Règlement intérieur de Brin de Paille

Le Règlement Intérieur (RI)

Le RI de Brin de Paille définit les modalités d’application des statuts et en précise son fonctionnement.
Ce règlement établi par le Conseil d’Animation est évolutif en fonction des besoins et des difficultés rencontrés dans le cadre des activités et du développement de l’association.
Il est soumis à l’avis consultatif lors des Assemblées Générales (AG).

Contenu du Règlement Intérieur
1. Année associative
2. Les membres
3. Correspondant Local
4. Adhésion et cotisation
5. Conseil d’animation (composition, conditions, redevabilités)
6. Fonctionnement des assemblées générales ordinaires et extraordinaires
7. Les sanctions disciplinaires
8. Règlement spécial
9. Documents de l’association
10. Responsabilité de l’association

1. Année associative

L’année associative est identique à l’année civile et se tient du 1er janvier au 31 décembre.

2. Les membres

Présentation des différentes qualités de membres

Membre fondateur
Il s’agit d’un des membres fondateurs de l’association Brin de Paille. Il est membre à vie.
Les membres fondateurs sont : Pascal Depienne, Steve Read et Oswaldo Forey.

Membre d’honneur
Cette qualité peut être proposée et offerte par le conseil d’animation à une personne physique ou morale, dont la réputation, l’engagement, la notoriété ou les activités sont reconnues comme étant favorables aux valeurs et activités de l’association.

Membre bienfaiteur
Cette qualité peut être proposée et offerte par le conseil d’animation à une personne mobilisant des moyens matériels, des moyens financiers ou des compétences pour les activités de l’association.

Membre animateur
Les membres animateurs sont les membres élus au Conseil d’Animation de Brin de Paille.
Ils peuvent être membres animateurs validés (au CA depuis plus d’un an) ou membres animateurs actifs (au CA depuis moins d’un an).

Membre actif adhérent
Cette qualité est proposée par le conseil d’animation à toutes les personnes ressources s’investissant bénévolement dans l’association de près ou de loin, ponctuellement ou de manière récurrente, sur une tâche ou plusieurs, au sein d’un groupe de travail ou de plusieurs, ou offrant ses services à l’association. etc

Membre adhérent
Les membres adhérents soutiennent l’association par leur adhésion à prix libre et conscient.
Les personnes morales (associations, entreprises, collectivités) peuvent adhérer à l’association. Leurs candidatures seront examinées et validées ou pas par le Conseil d’Animation au regard des valeurs et des chartes éthiques de l’association. Chaque personne morale ne pourra bénéficier que d’une voix lors des assemblées générales de l’association.

3. Correspondant local

Le correspondant local est un membre adhérent de l’association.

Comment devenir correspondant local ?

En ayant passé un Cours Certifié de Permaculture enseigné par un professeur diplômé accrédité de l’Université Populaire de Permaculture (en cas de formation à l’étranger l’étude de la demande sera étudiée au cas par cas)
En disposant d’une adresse postale dans la région où il oeuvre.
En disposant d’une adresse mail et d’un numéro de téléphone permettant de communiquer régulièrement.

L’engagement du correspondant local

Le correspondant local prend connaissance des documents de l’association que sont les statuts, le règlement intérieur et les chartes.
Il signe une attestation spécifiant qu’il a pris connaissance de ces derniers et s’engage à les respecter. Cette dernière est valable par reconduction tacite annuellement.
En cas de modification, des statuts, du règlement intérieur, des chartes et de tout document régissant la vie de l’association, il est tenu informé et il lui sera demandé de renouveler son accord.
Par son engagement, son rôle est de tisser un lien entre le réseau d’une localité et Brin de Paille. Il est une porte d’entrée pour chacun à découvrir la permaculture tant au niveau du mouvement local que du mouvement francophone. Il garantit le dynamisme de l’association au plus près des territoires et des gens.
Son engagement en collaboration avec Brin de Paille est défini plus précisément par la fiche de mission des Correspondants locaux. Il a toute liberté pour définir les actions nécessaires à remplir son engagement en lien avec les Référents secteurs et les référents nationaux (voir les fiches de mission respectives).
Il doit renouveler son engagement chaque année.
Il s’engage à faire de son mieux pour assister annuellement aux Rencontres Nationales de Permaculture.

Les moyens que Brin de Paille met à sa disposition

Une plate forme et ses outils collaboratifs : espace de stockage de ressources (numériques, physiques), plaquettes d’informations, dépliants, posters, etc.
Des accès aux documents-type.
Un annuaire des correspondants locaux
Un référent national et des référents secteurs nommés par le conseil d’animation sont à l’écoute des besoins des correspondants locaux et mettent en place les outils nécessaires à leurs missions et leurs évolutions.

4. Adhésion et cotisation

Conditions

L’association est ouverte à tous. Pour devenir membre la seule obligation est celle de remplir le bulletin d’adhésion accessible depuis la page d’accueil internet de Brin de Paille et de régler sa cotisation
L’adhésion est validée par un mail de confirmation.
Seuls les membres fondateurs n’ont pas cette obligation.
Droits ouverts
Tous les membres ont droit de paraître dans l’annuaire de l’association et de faire connaître leurs projets.
Le droit de vote lors des assemblées générales est accordé à tous les membres adhérents à jour de leur cotisation
Les adhérents reçoivent à travers le blog les informations relatives à la vie de l’association et à son réseau.
Les adhérents peuvent participer aux activités de l’association en forme de soutien, en participant à un groupe de travail ou en tant que personnes ressources.

Forme de soutien

Les adhérents sont libres de faire des dons à l’association à tous moments de l’année.

Période d’adhésion et de cotisation

Le montant de la cotisation sera définie annuellement par les membres du Conseil d’Animation.
L’adhésion à valeur pour l’année civile (début 1 janvier, fin 31 décembre)
Une adhésion prise en novembre (2 mois avant la nouvelle année civile) ou décembre vaut pour l’année qui suit.

5. Conseil d’Animation

Fonction et rôle

Le conseil d’animation coordonne l’association, il est chargé par délégation de l’assemblée générale de :
– mettre en oeuvre des orientations décidées au cours de l’assemblée générale
– préparer les AG : envoi des convocations aux adhérents, bilans moral et financier, ordre du jour.
– proposer, lors de litiges, d’ester en justice*.
Selon l’évolution de l’association et de ses besoins, il décide de la modification des statuts, du règlement intérieur, des différents documents régissant la vie de l’association, qu’il présente pour validation lors d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
Son rôle est en grande partie administratif et sert au bon fonctionnement de l’association (adhésion, suivi des dossiers, parutions des annonces etc…)

*ester en justice : exercer une action en justice

Composition du Conseil d’animation (tous élus à l’AG)

Membre animateur validé : membre de + de 1 an
Il a passé un CCP avec un diplômé accrédité selon le protocole international.
Il prend connaissance des documents de l’association que sont les statuts, le règlement intérieur et la charte éthique et les accepte.
Il est élu par l’assemblée générale et intègre le conseil d’animation de l’association.
Il est adhérent à l’association et à jour de sa cotisation.
Il s’engage, pour une période de deux ans, à participer, tout le long de l’année, aux missions récurrentes du conseil d’animation de Brin de Paille et à former les membres animateurs actifs. Il a plus de responsabilités que le membre animateur actif. Il est élu pour deux ans. Il est rééligible chaque année tacitement. Il exerce sa fonction bénévolement.
Il dispose d’une adresse courrier et d’une connexion internet.
Il s’assure d’une disponibilité de 4 week‐end dans l’année d’une durée de 3/4 jours.
Membre animateur actif : membre de moins d’un an, en route vers la fonction de membre animateur validé.
Il a passé un CCP avec un diplômé accrédité selon le protocole international.
Il prend connaissance des documents de l’association que sont les statuts, le règlement intérieur et la charte éthique et les accepte.
Il est élu par l’assemblée générale et intègre le conseil d’animation de l’association.
Il est adhérent à l’association et à jour de sa cotisation.
Il est élu pour un an à cette fonction en ayant la volonté de devenir membre animateur validé. Il exerce sa fonction bénévolement.
Il dispose d’une adresse courrier et d’une connexion internet.
Il s’engage, pour une durée d’une année dans l’idéal , à participer, tout au long de l’année, aux missions récurrentes du Conseil d’animation afin d’en prendre connaissance au fur et à mesure. Il exerce sa fonction bénévolement. Au bout d’un an, il pourra devenir (conditions au paragraphe suivant) membre animateur validé.

Devenir, être, rester et démissionner de la fonction de membre du CA Conditions d’accès au CA :

Afin de garantir et d’avancer en cohérence avec la vocation de l’association et les valeurs de celles-ci, la personne qui souhaite continuer à participer au conseil d’animation, qu’elle soit membre animateur actif ou membre animateur validé doit remplir les conditions demandées dans le paragraphe ci-dessus : Composition du Conseil d’animation.

Conditions d’accès :
La personne souhaitant entrer au CA, pour la première année, en tant que membre animateur actif présente ses motivations et compétences lors de l’assemblée générale de l’association. Elle a, dans l’idéal, participer activement au préalable à la vie de l’association, en tant que personnes ressources ou dans un groupe de travail.
Dans le cas où un ancien membre animateur validé, ayant quitté le CA, souhaiterait réintégrer celui-ci lors d’une assemblée générale, le CA se réserve le droit, voter à l’unanimité, de l’exempter de la première année de membre animateur actif, après étude et selon la durée de son absence du CA.

Cooptation :
Chaque année, afin d’avancer dans un bon esprit de coopération, chaque membre animateur actif et chaque membre animateur validé, représentera sa candidature, en réunion interne au CA, avant l’assemblée générale de l’association, pour rejoindre le CA l’année suivante.
À ce titre et avec l’accord à la majorité du CA, le membre animateur actif ou animateur validé pourra proposer sa candidature lors de l’AG pour rejoindre le CA l’année suivante.

Démission
Si un membre du CA souhaite démissionner, il doit remplir les conditions suivantes :
présenter sa démission par écrit au CA et faire le nécessaire pour transmettre les documents et missions en cours à un autre membre animateur validé ou actif lors d’un CA.

Redevabilités du membre du CA et de Brin de Paille

Les attentes de Brin de Paille vis à vis des membres du CA :

  • Participer équitablement aux missions récurrentes de Brin de Paille tout au long de l’année.
  • S’investir dans les Rencontres Nationales de Permaculture.
  • S’engager à former les nouveaux entrants aux outils utilisés par le CA.

Les moyens que Brin de Paille met à sa disposition
Présentation de l’outil de prises de décisions en consensus utilisé.
Formation à l’utilisation des outils collaboratifs utilisés par l’association.
Prise en charge des frais de déplacements aux réunions, partielle ou totale, en fonction de sa trésorerie et sous réserve de la participation à au moins trois réunions physiques sur quatre dans l’année. Ces frais de déplacements seront réglables en fin d’année.
Prise en charge des frais de repas et de couchage lors des réunions, partielle ou totale, en fonction de sa trésorerie.

Fonctionnement des réunions du conseil d’animation

Temporalité et localisation des réunions du CA

  • Les réunions physiques :
    Le conseil d’animation se réunit au moins trois fois dans l’année, dans un lieu permaculturel qui change régulièrement.
    Les membres de l’association sont sollicités pour accueillir les réunions du conseil d’animation, en réponse au souhait d’itinérance de l’association et d’essaimage de la permaculture dans les territoires.
    Lorsque les réunions physiques ne sont pas possibles (par exemple lors du confinement), on les transforme en réunion virtuelles (par visio et/ou par téléphone).
    Pour l’année 2020-2021, nous avons décidé de faire 3 week-end de réunions physiques et 1 week-end de réunion en virtuelle.
  • Les réunions téléphoniques :
    Le CA fait des points réguliers sur l’avancement de ses missions et sur l’avancement des « travaux » en cours des différents groupes de travail si besoin. C’est en général une réunion téléphonique par mois.

Préparation et déroulement des réunions

Les membres du Conseil d’animation préparent un ordre du jour et le communiquent à l’ensemble du conseil d’animation, à toute personne invitée (membres fondateurs ou membres d’un ou de plusieurs groupes de travail) et à toute personne qui en a fait la demande.
Si un membre du Conseil d’animation ne peut se déplacer, il est invité par téléconférence à rejoindre la réunion.
Les décisions les plus importantes, notamment celles engageant les fonds de l’association, sont prises lors des réunions physiques du conseil d’animation.
Les décisions prises au sein de ces réunions sont prises selon un ensemble de processus. On utilise tel ou tel processus en fonction de la nature de la décision à prendre (voir page « gouvernance de l’association »).
Une synthèse des réunions est mise à disposition des adhérents et diffusée sur le site internet (voir page « organisation et administration de l’association »)
Entre deux réunions du conseil d’animation, il est établi des réunions téléphoniques permettant de faire des points d’étape. En cas d’urgence une réunion téléphonique est convoquée.

Groupes de travail

Pour la vie de l’association, des groupes de travail sont créés par le conseil d’animation ou proposés par des adhérents de l’association.
Tous les adhérents sont informés qu’ils peuvent pleinement y participer, selon leurs disponibilités et leurs compétences.
Le groupe de travail peut solliciter l’ensemble des adhérents à titre de consultation et/ou de validation de ses travaux.
Dans la mesure du possible, chaque membre qui s’investit dans un groupe, s’engage à y contribuer durant la durée du chantier, ou sur une durée d’un an, s’il s’agit d’une tâche récurrente.
Le groupe dispose d’outils collaboratifs et d’une adresse mail spécifique si besoin.
Chaque collaborateur est formé aux outils nécessaires.
Chaque groupe de travail est coordonné par un référent nommé en son sein. A ce titre le référent informe régulièrement le conseil d’animation de l’avancement des travaux (mail ou réunion téléphonique).
Le membre animateur peut participer à autant de groupes de travail qu’il le souhaite.
Le groupe de travail est autonome dans ses prises de décisions internes dans la limite de validation que le Conseil d’Animation lui a délégué.
Les membres du conseil d’animation mettent en lien les groupes de travail au besoin.

6. Fonctionnement des assemblées générales ordinaires et extraordinaires

Modalités
La convocation aux assemblées générales est envoyée à tous les membres de l’association minimum quinze jours avant par mail, avec son ordre du jour.
Tout vote effectué lors de ces assemblées générales doit réunir les conditions suivantes :
Tous les adhérents présents à jour de leur cotisation peuvent prendre part au vote.
Le vote se fait à la main levée.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.
Un membre peut se faire représenter par un autre membre de l’association, toutefois, nul ne pourra représenter plus de deux personnes autres que lui-­‐même.

Déroulement de l’assemblée générale ordinaire
– Désignation d’un ou deux secrétaires pour la rédaction du compte rendu
– Présentation des rapports sur la gestion administrative, sur la situation morale et sur la situation financière de l’association, prise de note des appréciations et des remarques
– Vote du bilan moral et financier
– Présentation des membres du CA (membre animateur validé et membre animateur actif) souhaitant se représenter à l’élection.
– Appel à se manifester en fin d’AG et en cas de besoin, aux adhérents souhaitant rejoindre le Conseil d’animation , en tant que membre animateur actif à l’essai pour un an pour un “entretien préalable”.
– Présentation et validation des documents relatifs au fonctionnement de l’association.
– Discussions, propositions, rôles de chacun sur les actions à venir
– Questions diverses.

L’assemblée générale extraordinaire est compétente pour :
Modifier les statuts
Décider de la dissolution de l’association
Décider de la fusion de l’association avec une autre organisation ou une affiliation.

7. les sanctions disciplinaires

Toute personne utilisant le nom ou l’image de Brin de Paille dans ses activités ne doit pas l’associer à un mouvement politique ou religieux.
Seule l’association Brin de Paille est propriétaire du logo et du nom Brin de Paille. En conséquence, les personnes n’ayant pas d’autorisation de l’association Brin de Paille, ne peuvent en aucun cas utiliser le logo et le nom de Brin de Paille ou représenter l’association de quelque manière que ce soit et seront susceptibles de poursuites.
Le conseil d’animation de Brin de Paille est le seul à pouvoir attribuer ou retirer ce label national à une personne physique ou morale.

Le cas échéant, les sanctions sont expliquées dans l’article 7 des statuts.

Modalités
En cas de litige constaté, le conseil d’animation ou un membre nommé par lui prend contact avec la personne concernée par téléphone.
Si l’échange téléphonique n’est pas concluant, un mail lui sera envoyé .
Si le mail n’est pas suffisant, un écrit lui sera envoyé avec accusé de réception.
Si dans un délai de trente jours, il n’y a pas eu de réponse ou d’actions correctives, une mise en demeure sera effectuée. Celle­‐ci oblige l’intéressé à agir sous un délai de trente jours sans quoi les sanctions spécifiées dans les statuts seront appliquées.
En cas de litige portant un fort préjudice à l’association Brin de Paille, le conseil d’animation se réserve le droit de raccourcir les délais spécifiés ci­‐dessus.

8. Règlement spécial

Établissement d’un règlement particulier pour les évènements ponctuels et important (festival, rencontres) que le présent règlement intérieur ne permet pas de régler. Voir document Charte des Événements Permacoles de l’année en cours.

9. Les documents de l’association

les statuts,
le règlement intérieur,
la charte éthique,
la charte des événements permacoles,
le registre spécial (document obligatoire),
les comptes de résultats et bilan de trésorerie des années antérieures,
tous les autres documents liés à la vie de l’association.

Accessibilité des documents de l’association :
Tout document lié à la vie de l’association peut être demandé par un adhérent au conseil d’animation via l’adresse mail contact@permaculture.fr
Sur le site internet de Brin de Paille en libre consultation : les statuts, le règlement intérieur et les documents régissant la vie de l’association.
Toute modification des documents statuant l’association est notifiée aux adhérents par mail.

10. Responsabilité de l’association

Brin de Paille a choisi le mode collégial, par conséquent tous les membres du conseil d’animation sont co-­présidents et ont les responsabilités suivantes:
– élire un trésorier,
– veiller au bon fonctionnement de l’association,
– s’assurer de respecter le code civil et le code pénal.

Le trésorier s’engage à :
tenir une comptabilité transparente,
– présenter à chaque conseil d’animation la tenue des comptes,
– présenter le bilan de trésorerie et le compte de résultats de l’exercice en cours à chaque assemblée générale,
– fournir toute demande nécessaire au conseil d’animation.